IT-Beschaffungen

Das Zentrum für Informations- und Medientechnologien fungiert als Beschaffungsstelle für IT-Hardware und Software der Universität Koblenz.

Beschaffungsvorgang

1. Wählen Sie in unserer Vorauswahl (die Links weiter unten) das gewünschte Gerät aus. Sollte Ihr Bedarf dort nicht abgedeckt sein, beschreiben Sie bitte möglichst genau, was beschafft werden soll. Wir benötigen in diesem Fall eine herstellerneutrale Leistungsbeschreibung per Mail an support+beratung@uni-koblenz.de.
   
   Wählen Sie unbedingt einen aussagekräftigen Betreff. Das erleichtert uns die Zuordnung.
   Trennen Sie bitte Hard- und Softwarebestellungen in verschiedene Vorgänge. Sie bekommen bei Anfragen an die Supportadresse als automatische Antwort eine Ticketnummer der Form #12345678 zugewiesen. Diese Ticketnummer mit dem vorangestellten '#' geben Sie bitte grundsätzlich in Betreff-Zeilen der E-Mails zu dem Beschaffungsvorgang an.
   
   

2. Sie erhalten im Anschluss eine Kostenübersicht. Füllen Sie nun einen Beschaffungsantrag aus, scannen ihn ein (bitte schwarz-weiß mit max. 300dpi Auflösung) und übermitteln diesen wiederum als Antwort auf die Beratungs-Mail - wichtig ist die #Ticketnummer im Betreff. Das Original nehmen Sie bitte zu Ihren Akten.
   Vermerken Sie, falls vorhanden, handschriftlich die in Schritt 1 erhaltene Ticketnummer.
   Geben Sie 'IT' als Beschaffungskategorie an. Achten Sie unbedingt darauf, dass in den Bearbeitungshinweisen keine Fehler gemeldet werden, sonst können wir den Antrag nicht annehmen.
   Bitte niemals Beschaffungsanträge ohne Ticketnummer doppelt einreichen, sonst erfolgen auch mehrfache Bestellungen! Pro Beschaffungsvorgang bitte eine E-Mail. Für jeden neuen Beschaffungsvorgang sollte nur ein Ticket generiert werden. Verwenden Sie alte Tickets nicht für neue Vorgänge.
   
   

3. Falls aus dem Beschaffungsantrag oder vorausgegangener Korrespondenz nicht ersichtlich ist, was genau bestellt werden soll, benötigen wir im Anschreiben eine Liste der zu beschaffenden Gegenstände. Da nicht immer die Bedarfsträger*innen Nutzer*innen der Gegenstände sind, schreiben Sie uns bitte, wer den Gegenstand benutzt und für welche Einrichtung. Wir benötigen diese Angaben zur Einrichtung von Rechnern, zur Registrierung von Lizenzen und für Benachrichtigungen.
   
   

4. Die Beschaffung erfolgt nun und Sie erhalten eine Bestellbestätigung. Sie werden bei Erhalt der Ware über eine Abholung informiert. Bitte sehen Sie von Nachfragen bzgl. des Lieferstatus ab, da wir darauf keinen Einfluss haben.
   
   

5. Rechnungen werden von uns unterschrieben und mit der Beschaffungsmappe zur Zahlung an die Haushaltsabteilung weitergereicht. Sie bekommen für Ihre eigenen Unterlagen eine Kopie der Rechnung.
   
   

Beschaffungsantrag und Leistungsverzeichnis finden Sie auf der Serviceseite der Abteilung 4 unter dem Punkt "Beschaffungen".

Hardwarebeschaffungen

Wir beschaffen Basis-IT-Ausrüstung wie Desktop-Rechner, Laptops, Monitore, Dockingstations usw.
Wir beschaffen explizit keine Digitalkameras, Videokameras, TVs, Mikrofone, Lautsprecher, Headsets, Smartwatches, USB-Geräte (Webcams, Headsets, Mäuse, Tastaturen, USB-Festplatten, externe Laufwerke ...), Kabel, Adapter, Mobiltelefone und Beamer.
Auf den folgenden Seiten haben wir die Angebote aus dem Rahmenvertrag des Landes aufgelistet.
Bitte nutzen Sie diese als erste Übersicht.

Softwarebeschaffungen

Betriebssystemlizenzen (z. B. Windows 11 Professional) sollten als OEM-Lizenz immer zusammen mit dem Computer bestellt werden. in der Regel gehören diese Lizenzen fest zum Computer und müssen nicht gesondert aufgeführt werden. Sie sind die günstigste Art und Weise, ein Betriebssystem zu einem neuen Gerät zu erwerben.

Die Beschaffungen sonstiger Software-Lizenzen sind grundsätzlich von den Computer-Beschaffungen zu trennen, wenn sie nicht untrennbar mit der Hardware verbunden sind. Nach Lieferung der Hardware an uns bekommen Sie im Ticket zur Installation die aktuellen Preise für die Standardsoftware und Hinweisen zur Bestellung zugeschickt. Verwenden Sie bitte einen eigenständigen Beschaffungsantrag für die Software und dieses Ticket. Die Preise der Software können je nach Rahmenvertrag und der Menge variieren. Im Rheinland-Pfalz Portal unter Software finden Sie weitere Informationen zu Software-Verträgen.

Allgemeine Hinweise zum Ausfüllen des Beschaffungsantrags

Die Haushaltsabteilung stellt auf ihrer Serviceseite (s. o.) zusammen mit dem Beschaffungsantrag Hilfen zum Ausfüllen zur Verfügung. Grundsätzlich beachten Sie bitte die Beschaffungsrichtlinien. Es folgen hier nur einige allgemeine Hinweise zur Beschaffungskategorie IT.

Verwenden Sie für jedes Beschaffungsobjekt einen eigenen Antrag. "Softwarelizenzen für PC xy" wäre ein Beschaffungsobjekt, der PC xy selbst ein anderes. Füllen Sie den Beschaffungsantrag Seite 1 vollständig aus. Die zweite Seite des Beschaffungsantrags füllen wir entsprechend aus.

Beschaffungsobjekt (A)

• Die Bezeichnung bitte aussagekräftig wählen.

• Die Beschaffungskategorie ist IT (das Formular passt sich der Kategorie an).

• Beschaffungsart: Wenn Sie ein altes Gerät ersetzen, geben Sie auch den Grund für den Ersatz an. Auf den Beschaffungsantrag gehört in diesem Fall die Inventarnummer des Altgeräts und ob die Aussonderung veranlasst wurde. Veranlassen Sie die Aussonderung bitte selbständig.

• Als Inventar-Bezeichnung wählen Sie bitte etwas Passendes aus. Der Geräteschlüssel wird entsprechend übernommen.

• Der bezeichnete Beschaffungsgegenstand gilt als Einheit. Wählen Sie bitte, wie viele dieser Einheiten Sie benötigen.

• Wenn nicht über einen Rahmenvertrag bzw. das Kaufhaus des Landes bestellt wird, begründen Sie Ihren Bedarf und spezifizieren Sie die benötigten Leistungen in einem herstellerunabhängigen Leistungsverzeichnis.

• Den netto Gesamtanschaffungswert tragen Sie bitte ein.

Bedarfsträger (B)

Führen Sie die Person auf, die den Bedarf anmeldet und zu welchem Institut sie gehört.

Finanzierung (C)

Geben Sie die Kostenstelle für die Buchung an, ebenso Kapitel und Titel des Kontos, von dem der Anschaffungsbetrag überwiesen wird. Diese Angaben müssen korrekt sein. Lassen Sie sich ggf. Ihre Daten von der Haushaltsabteilung geben. Die für die Kostenstelle zuständige Person wird hier ebenfalls aufgeführt. Es müssen genügend Mittel für die Beschaffung zur Verfügung stehen.

Technische Voraussetzungen (D)

Ist für die Beschaffung das Kontaktieren der Hausverwaltung oder des Arbeitsschutzes nötig, nehmen Sie bitte mit den zuständigen Personen Kontakt auf und dokumentierenden das entsprechend auf dem Beschaffungsantrag. Technische Voraussetzungen sind in jedem Fall vor der Beschaffung zu erfüllen.

Das Vergabeverfahren (E)

Bestätigen Sie die Beschaffung innerhalb der EU-Zollunion. Falls das Vergabeverfahren von dem vorgeschriebenen (siehe Beschaffungsrichtlinien der Universität) abweicht, ist das zu begründen.

Beantragung und Genehmigung

Bedarfsträger*innen (aus Bedarfsträger (B)) unterschreiben für die Beantragung und die Bestätigung der sachl. Richtigkeit selbst.

Kostenstellen-Verantwortliche (aus Finanzierung C) genehmigen den Bedarf mit ihrer Unterschrift und bestätigen damit auch, dass die für die Beschaffung nötigen Mittel vorhanden sind.

Bearbeitungshinweise

Falls Werte fehlen, wird das unten auf der Seite als Bearbeitungshinweis angezeigt. Wenn dort steht, dass der Antrag nicht bearbeitet werden kann, überprüfen und korrigieren Sie bitte Ihre Eingaben.