Telefonieren mit UCware

Die folgende URL benötigen Sie für verschiedene Zwecke: Zum einen können Sie dort (falls Ihnen Ihr Browser zum Telefonieren nicht ausreicht) eine App für verschiedene Betriebsysteme herunterladen. Zum anderen nutzen Sie sie zum Telefonieren selber, sowohl im Browser als auch in der jeweiligen App / im UCC-Client. Verwenden Sie nicht die Autokonfiguration, sondern nutzen die manuelle Anmeldung mit der folgenden URL:

https://telefon.uni-koblenz.de/client/

Die Anmeldung erfolgt mit Ihren üblichen Login-Daten der Universität. Bitte nicht die Mailadresse, sondern nur den Benutzernamen verwenden.

Um einen physischen Telefonapparat in Betrieb zu nehmen, benötigen Sie eine PIN, die Sie von uns zusammen mit dem Telefonapparat erhalten -- wenn Sie denn überhaupt noch einen benötigen. Wir möchten Sie bitten, zunächst mit der Software-Telefonie, ggf. auch mit der App auf dem Handy, zu beginnen. In der Regel wird die Flexibilität des UCC-Clients sehr geschätzt, so dass das Hardware-Telefon überflüssig ist. Sollten Sie nach ein paar Tagen nicht verzichten können, melden Sie sich bitte.

Das Freisprechen ohne Headset funktioniert recht gut, ist aber nicht immer die geeignete Wahl. Üblicherweise werden Sie also ein Headset benötigen. Sie finden weitere Hinweise in den FAQs.

Aus der Erfahrung heraus sind die folgenden Einstellungen in der App (nicht im Browser) hilfreich:

• Minimieren statt Schließen verhindert das versehentliche Schließen der Telefon-App. Sie wären in diesem Fall telefonisch nicht mehr erreichbar.
• Fenster beim eingehendem Anruf hervorheben sorgt für ein schnelleres Reagieren, weil das Telefon-Fenster bei einem Anruf sofort bedienbar ist.
• Durch einen Klick auf die kleine Tastatur in der Seitenleiste lassen sich Hotkeys zur Anahme und zum Auflegen definieren. Für Viel-Telefonierer sehr praktisch.
• Das Kopfhörer-Symbol in der Desktop-App erlaubt es, ein Ausgabegerät für die Ausgabe des Klingeltons unabhängig vom ausgewählten Lautesprecher einzustellen.

Sie erhalten sehr viele Informationen im Wiki von UCware. Sollten Sie dort nicht fündig werden, schreiben Sie uns unter support+tk@uni-koblenz.de an.

Eine Rufumleitung kann vielfältig sein. Grundsätzlich muss man dazu eines oder mehrere Rufumleitungsprofile anlegen. Diese Profile können dann entweder zeitgesteuert oder manuell aktiviert werden. Das manuelle Aktivieren ist etwas versteckt: Klicken Sie innerhalb der Rufnummernkonfiguration auf Ihre Rufnummer unter Eigene Rufnummer, dann öffnet sich ein Dialog, in dem man das Rufumleitungsprofil auswählen kann.

Ein Beispiel für die Definition einer Rufumleitung finden Sie im Wiki von UCware. Folgende Begriffe sind dort aber etwas lapidar erwähnt und verdienen weitere Aufklärung:

• Die Unterscheidung zwischen den Spalten "Intern" und "Extern" bezieht sich auf den Anrufenden: Innerhalb oder außerhalb der Universität.
• "Ansage" bezieht sich auf Sprachaufnahmen, die Sie selber definieren können. Ansagen werden z.B. für einen Anrufbeantworter aber auch für Abwesenheiten oder Anrufe außerhalb der Dienstzeiten eingesetzt.
• Das Beispiel zeigt unterschiedliche Rufnummern für "Abgemeldet" intern oder extern an. Das ist zwar möglich, wird aber nicht die Regel sein. Meist wird man für interne und externe Anrufe identische Angaben nutzen.
• Oft bietet sich auch an, Rufumleitungen erst zu aktivieren, wenn man selber gerade nicht abheben kann. Nennt sich "Keine Antwort nach Sekunden". So könnte man z.B. ein Rufumleitungsprofil auf eine*n vertretende*n Kolleg*in definiere, das aber erst nach 20 Sekunden greift. Und spart sich somit die Änderung der Rufumleitung in der Mittagspause etc.

Achtung: Bisher wurden Rufumleitungen fast ausschließlich für die Nutzung der Dienstnummer auf dem Mobiltelefon genutzt. Das hatten wir in der Zeit der Pandemie ad hoc eingeführt, wird aber mit UCware obsolet. Die Nutzung des Mobiltelefons als Diensttelefon ist im Punkt "Empfehlungen für die Mobil-App" beschrieben.

Die Einrichtung eines AB geschieht über ein Rufumleitungsprofil, in dem Sie als Ziel den Anrufbeantworter auswählen. Eine Standardansage ist voreingestellt, Sie können aber auch eine eigene Ansage aufnehmen und im Rufumleitungsprofil auswählen.

Nachdem Sie ein Profil für eine Umleitung zum AB definiert haben, müssen Sie dieses Profil als Rufumleitung aktivieren, siehe Thema "Rufumleitung einrichten".

Die vorgestellte 0 für die Amtsholung ist bei UCware obsolet. Sie können alle Rufnummern wie angegeben verwenden.

Eine Bedienungsanleitung zum Tischtelefon von SNOM finden Sie im UCware-Wiki.

Siehe https://wiki.ucware.com/apphandbuch/onboarding

Zudem ist wichtig, den Slot für die Mobile-App zu aktivieren, bei der Einrichtung des Telefons ist er standardmäßig deaktiviert. Sie finden die entsprechende Einstellung im UCC-Client in der Rufnummernkonfiguration.

Die mobile App kann sowohl im Modus VoIP als auch im Modus Mobilfunk verwendet werden. VoIP heißt, dass nur das WLAN/Internet zur Verbindung genutzt wird, Mobilfunk ist eine normale Mobilfunkverbindung per SIM-Karte. Ihre Telefonnummer wird in beiden Varianten nicht öffentlich. Beim aktuellen Stand der App-Entwicklung empfehlen wir, die Mobilfunk-Variante zu nutzen:

Klicken Sie in der Rufnummernkonfiguration auf den Slot für die mobile App. Dort können Sie als Anrufmethode entweder "App (VoIP)" oder "Mobilfunk" wählen. Für Mobilfunk tragen Sie dann Ihre Mobilfunknummer ein. Außerdem lässt sich die angezeigte Rufnummer für ausgehende Anrufe einstellen.

Hintergrund: Auch bei der Einstellung Mobilfunk rufen Sie nicht direkt den anderen Teilnehmer an. Stattdessen vermittelt die UCware-Telefonanlage ein neues Gespräch zwischen Ihnen und dem Partner. Auf diese Weise wird Ihre mobile Rufnummer dem anderen Teilnehmer nicht angezeigt. Wundern Sie sich also bitte nicht, dass Sie kurz nach Ihrer Anwahl einen Anruf seitens der Telefonanlage bekommen. Dies dient der Vermittlung der beiden Teilnehmer.

Wie man Anrufe pausiert, Rückfragen stellt, makelt und letztlich einen Anruf weiterleitet oder übergibt lernen Sie im UCware-Wiki.

Es gibt in der Regel 3 Adressbücher, die Sie aber nicht zwingend als solche nutzen müssen. Die Suche nach Personen oder Rufnummern funktioniert sowohl im UCC-Client als auch in der Mobile-App immer auch dort, wo "Rufnummer" steht.

• Personen sind alle Rufnummern, die konkreten Personen zugeordnet sind
• Infrastruktur sind Rufnummern, die keinen Personen zugeordnet sind, z.B. Seminarräume etc.
• Favoriten beinhaltet Ihre persönlichen Favoriten, also Personen, mit denen Sie häufig telefonieren. Favoriten erstellen Sie durch anklicken des Sterns innerhalb eines Kontakts.

Do Not Disturb = Bitte nicht stören

Schalten Sie DND ein, sind alle verbundenen Geräte mit Ihrer Nebenstelle nicht mehr erreichbar. Sie legen - optional - innerhalb eines Rufumleitungsprofils selber fest, was in diesem Fall passieren soll: Ansage "nicht erreichbar", Umleitung auf Sekretariat, Anrufbeantworter, etc.

Im Grunde ist es egal, ob Sie ein kabelgebundenes oder ein Bluetooth-Headset verwenden. Aufpassen müssen Sie allerdings bei Headsets mit Klinkenstecker: Oft wird durch das Einstecken der Klinke der intern verbaute Lautsprecher ersetzt. Dadurch ist es nicht mehr möglich, den Klingelton außerhalb des Headsets einzustellen.
Das ZIMT hat eine Liste sinnvoller Headsets, die einfach beschafft werden können.

Weitere Headset-Empfehlungen finden Sie auf den UCware-Webseiten.

Die PIN lässt sich im UCC-Client oder im Browser (Adresse siehe oben) durch klick auf das Profilsymbol oben rechts ändern.

Vor allem unter macOS, anscheinend aber manchmal auch unter Windows, entkoppelt sich der Client von der Telefonanlage. Meist liegt das daran, dass sich die IP-Adresse des Rechners ändert (WLAN-/Standort-Wechsel bei laufendem Client). Erkennbar wird das an einem sich drehenden Wartecursor in der Titelleiste.

In diesem Fall muss der Client "neu geladen" werden, dazu klickt man auf das Hilfesymbol (?), dann auf "Über". Hier findet sich "Neuladen".

Wir haben dieses Problem an den Hersteller gemeldet, es wird an einer Verbesserung gearbeitet.