• Allgemeine Informationen zu Förderprogrammen und Anträgen erhalten Sie vom Referat 12, Herr Dr. Koch.

• Steuerliche Beratung und Informationen zur Rechnungsstellung erhalten Sie vom Referat 43.

• Rechtliche Beratung erhalten Sie vom Referat 32.

• Kalkulationsberatung, sowie Beratung zur EU-Trennungsrechnung erhalten Sie vom Referat 42. Die Personalkostenkalkulation erfolgt vor Ort durch das Referat 21.

• Ausführliche Informationen erhalten Sie hier:

  • Drittmittelrichtlinie
  • Infoblatt Leistungsaustausch
  • Serviceseite Abteilung 4

• Eine Drittmittelanzeige muss frühzeitig eingereicht werden, bevor vertragliche Verpflichtungen gegenüber dem Projektpartner oder Geldgeber eingegangen werden. Eine Abstimmung mit der Verwaltung soll zudem möglichst so zeitig erfolgen, dass vertragliche Vereinbarungen im Zuge der Verhandlungen mit dem Projektpartner noch im Interesse der Universität Koblenz ausgerichtet werden können.

• Projektanträge sind mit allen zu diesem Zeitpunkt vorliegenden Informationen einzureichen, hierzu zählen Musterverträge des Geldgebers, Hinweis auf das Förderprogramm, allgemeine Förderbedingungen des Geldgebers (hiervon ausgenommen sind Zuwendungsbescheide mit zugrunde liegenden ANBestP und BNBest)

• Je komplexer das Förderprogramm ist, desto eher sollte eine Drittmittelanzeige erstellt werden. Diese kann auch sukzessive nach Voranschreiten der Projektvorbereitungen ergänzt werden.

• Die Drittmittelanzeige ist über das Dekanat zu übersenden:
  Forschungsprojekte an das Referat 12 und
  sonstige Einnahmen an die Abteilung 4.

• Im Anschluss erfolgt eine steuerrechtliche, zivilrechtliche und EU-trennungsrechtliche Prüfung durch die Referate 32, 42 und 43.

• Nach der Prüfung durch die Referate wird das Drittmittelprojekt durch Kanzler/in und/oder Vizepräsident/in für Forschung und Transfer genehmigt.

• Hinweis: die Verwaltung ist bemüht den Prozess zu automatisieren, zum aktuellen Zeitpunkt ist aufgrund von zu unterzeichnenden Anträgen und Verträgen das Verfahren in der Papierversion durchzuführen. Unabhängig davon können Anfragen im Vorfeld per Mail oder vergleichbar geklärt werden.

• Die Projektabwicklung obliegt Ihnen dem Grunde nach frei, im Rahmen der bestehenden Richtlinien des Geldgebers, des Landes und der Universität Koblenz.

• Insbesondere der Informationsfluss aus und in das Projekt sollte über Sie erfolgen, hierzu zählt auch relevante Korrespondenz, Verträge, Anpassungen u.ä. dem Haushaltsreferat für die Projektakte zu übersenden.

• Der Haushaltsschluss, der steuerliche Jahresabschluss, Rechnungsprüfungen, Verwendungsprüfungen, Betriebsprüfungen o.ä. erfolgen immer Anhand der Haushaltsakten. Fehlende Unterlagen verzögern und erschweren die Prüfungsabläufe, weshalb diese den Haushaltsakten zuzuführen sind.

• Jegliche Bereiche der Universität Koblenz können Spenden einwerben, hierfür benötigen Sie eine separate Spendenkostenstelle (Einrichtung mittels Drittmittelanzeige).

• Spenden unterscheiden sich in Spenden mit Zuwendungsbestätigung und Spenden ohne Zuwendungsbestätigung.

• Für Spenden mit Zuwendungsbestätigung bestehen Verwendungsbeschränkungen, da diese nur für gemeinnützige Tätigkeiten verwendet werden können. Dafür kann der Spender diese steuerlich absetzen.

• Die Überweisungen von größeren Spenden sind mit den Haushaltsreferaten abzustimmen (Annahmeanordnung) damit die Gelder der entsprechenden Kostenstelle zugeordnet werden können.

• Bei kleinen Spenden ist ein allgemeiner Verwendungszweck mit dem Haushaltsreferat abzustimmen. Dieser kann z.B. auf Flyer gedruckt werden o.ä.

• Ausführliche Informationen erhalten Sie hier:

  • Rundschreiben Spenden
  • Verfahrensdokumentation Spenden

• Mit vorliegendem Geldeingang auf der Kostenstelle kann die Universität Koblenz eine Zuwendungsbestätigung ohne gesonderte Antragstellung ausstellen.

• Die Zuwendungsbestätigung wird im automatisierten Verfahren zentral erstellt und elektronisch versendet. Eine Kopie wird den Haushaltsakten zugeführt.

• Für das automatisierte Verfahren ist bei Spenden > 200,00 € der Geldeingang mittels Information zum Spender dem Referat 43 anzuzeigen.

• Für die Zuwendungsbestätigung bei Sach- oder Leistungsspenden ist ein Antrag Zuwendungsbestätigung an das Referat 43 zu übersenden.

• Eine Kostenstelle wird nach der Drittmittelgenehmigung eingerichtet. In Ausnahmefällen kann vor einer Drittmittelgenehmigung eine Kostenstelle eingerichtet werden, vgl. Drittmittelrichtlinie

• Zu erwartende Geldeingänge sind den zuständigen Haushaltsreferaten zu melden. Die Haushaltsreferate erstellen eine Annahmeanordnung und stellen den Verwendungszweck zur Verfügung.

• Bitte beachten Sie, dass Geldeingänge ohne abgestimmten Verwendungszweck auf einem Verwahrkonto der Landeshochschulkasse verbleiben und nicht automatisch auf die gewünschte Kostenstelle verbucht werden

• Verwendungsnachweise sind in Zusammenarbeit mit den Haushaltsreferaten zu erstellen.

• Für eine reibungslose Abwicklung sind zum Projektbeginn Ausgabearten entsprechend des Geldgebers zu definieren. Die laufenden Auszahlungen sind vom Projektleiter mit der Ausgabeart zu versehen, damit automatisierte Auswertungen erfolgen können und der Verwendungsnachweis einfach erstellt werden kann.

• Verwendungsnachweise dürfen nicht auf Grundlage einer „Buchhaltung“ außerhalb des Haushaltsreferats erstellt werden.

Siehe Textbausteine Rechnungskorrekturen

• Dokumente die die Unterschrift der Universitätsleitung benötigen sind mittels Begleitblatt zu übersenden.

• Es bestehen 3 Möglichkeiten Dokumente einzureichen:

  • Mit einer Drittmittelanzeige (für Drittmittelprojekte)

  • Mit dem Vertragsbegleitblatt (für Verträge, Vertragsänderungen und Änderungen an Projektanträgen)

  • Mit dem allgemeinen Begleitblatt (für sonstige Dokumente

Drittmittelanzeige

• Grundsätzlich sind jegliche Dokumente im Zusammenhang mit Drittmittelprojekten mit der Drittmittelanzeige einzureichen.

• Soweit zum Zeitpunkt der Drittmittelanzeige nicht alle Unterlagen vorliegen sind diese mit Hinweis auf die Drittmittelanzeige (zwingend mit gleichem Verwendungszweck z.B. Projektbezeichnung) nachzureichen.

Vertragsbegleitblatt

• Änderungen an Projektanträgen, z.B. Budgetänderungen sind bei vorliegender Drittmittelgenehmigung mittels Vertragsbegleitblatt einzureichen mit Verweis auf die Drittmittelanzeige.

• Verträge, ebenso wie Vertragsänderungen, sind mittels Vertragsbegleitblatt einzureichen mit Verweis auf die Drittmittelanzeige.

• Werden Verträge mit der Drittmittelanzeige eingereicht ist das Vertragsbegleitblatt nicht zu verwenden.

Allgemeines Begleitblatt

• Das allgemeine Begleitblatt ist für sonstige Schriftsätze und Dokumente zu verwenden.

• Auf den Begleitblättern soll der Inhalt skizziert werden und soweit relevant die Auswirkungen.

• In Zusammenhang mit bereits genehmigten Drittmittelprojekten ist auf die Genehmigung hinzuweisen (ggf. ist die Genehmigung als Kopie beizufügen).

Beispiele:

• Fördervertrag der EU im Projekt „Uniförderung“.

• Forschungsvertrag mit Fa. Meier über Wasseranalysen an Kläranlagen

• Beschaffungsvorgang (Honorar-, Kauf-, Dienstleistungs-, Werkvertrag o.ä.) über den entsprechenden Beschaffungsgrenzen (Beschaffungsvorgang beifügen)

Auf der Serviceseite der Abteilung 2: Personal, Organisation, Wahlen sind unter dem Thema „Wissenschaftszeitvertragsgesetz (WissZeitVG)“ Informationen zur Beschäftigung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nach dem WissZeitVG sowie Antragsvordrucke für Stellenausschreibungen und für die Einstellung, Weiterbeschäftigung, Änderung des Beschäftigungsumfangs von Beschäftigten eingestellt. Antragsvordrucke für die Einstellung von studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften finden Sie ebenfalls auf der Serviceseite der Abteilung 2: Personal, Organisation, Wahlen.

Darüber hinaus stehen Ihnen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Personalreferate bei Fragen gerne zur Verfügung.

Die Einstellung von Personal ist aus befristungsrechtlichen Gründen erst dann möglich, wenn ein Bewilligungsbescheid oder Vertrag mit dem Drittmittelgeber (formale Projektbewilligung) vorliegt. Unabhängig von den befristungsrechtlichen Möglichkeiten ist eine Einstellung von Personal darüber hinaus aus haushaltsrechtlichen Gründen erst möglich, wenn finanzielle Mittel verfügbar sind und die angedachte Stelle ausfinanziert ist.

Nein, nicht-wissenschaftliches Personal kann seit der Novellierung des WissZeitVG nur noch nach Maßgabe des TzBfG in Drittmittelprojekten eingestellt werden.