Funktionsaccounts / Organisatorische Kennungen beantragen

Neben personengebundenen Kennungen ergibt sich oft auch die Notwendigkeit von Funktions-Accounts oder -Mailadressen für Einrichtungen oder Projekte. Diese können formlos beantragt werden, benötigt wird lediglich der gewünschte Name des Accounts und eine Kontakt-Mailadresse. Verantwortlich für diese Kennung ist der bei der Antragstellung angegebene Kontakt.

Zu unterscheiden gilt es zwischen einer echten Kennung und lediglich einem Mailalias:

• Ein Account ist sinnvoll für dauerhafte Einrichtungen, bei denen über längere Zeit mehrere Personen gleichzeitig die Mail dieses Accounts bearbeiten können müssen und bei der von Zeit zu Zeit die Übergabe der Mail-Historie notwendig erscheint (immer unter Einhaltung der DSGVO!).

• Ein Mailalias leitet die Mail an eine oder mehrere Personen weiter, besitzt also keinen eigenen dauerhaften Posteingang. Oft reicht dies durchaus für kurzfristige Projekte oder Planungsaufgaben ("Tag der offenen Tür"), bei denen man lediglich eine neutrale Kontakt-Mailadresse anbieten können möchte.

Für einen regulären Account gelten die üblichen Einschränkungen bzgl. Zeichenwahl und Länge, bei Mailaliasen sind deutlich mehr Freiheiten möglich.