Telefonanlage

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Dienstliches Telefonieren

Dienstliche Telefonate zu Teilnehmern außerhalb der Uni werden mit einer 0 eingeleitet. Sie haben jetzt eine sog. Amtsleitung und abhängig von Ihrer eingestellten Berechtigung können Sie

Notrufnummern anrufen,
innerhalb von Deutschland telefonieren, oder
ins Ausland telefonieren.

Sollte Ihre Berechtigung zu gering für das beabsichtigte Telefonat sein, melden Sie sich bitte bei uns.

Privatgespräche sind soweit gestattet, wie sie im Zusammenhang mit dienstlichen Belangen stehen. Ein "ich komme heute später, Schatz" fällt sicherlich in diese Kategorie.

Die verschiedenen Passworte

Sie müssen sich im dauerhaften Umgang mit der Telefonanlage evtl. zwei persönliche Passworte merken:

Das Apparatepasswort

Dieses Passwort wird zum Auf-/Abschließen Ihres Telefons sowie für verschiedene andere Funktionen, die speziell Ihr Telefon betreffen, benötigt. Es ist standardmäßig auf 0000 gesetzt, Sie können es aber durch die Eingabe der Kennziffer *19 selbst ändern: Die Eingabe von *19 0000 1234 (*19 altes Passwort neues Passwort) ändert beispielsweise Ihr Telefonpasswort auf 1234.

Das Passwort für Ihren Anrufbeantworter

Falls für Sie ein Anrufbeantworter freigeschaltet wurde, werden Sie bei der ersten Einrichtung aufgefordert, ein Passwort einzugeben um dieses dann sofort zu ändern. Das vorgegebene Passwort ist Ihre Telefonnummer.

Ab- und Aufschließen des Telefons

Um Ihr Telefon vor unberechtigter Nutzung durch Dritte zu schützen, können Sie es sperren, so dass nur noch hausinterne Telefonate möglich sind:

Sperren: *18 eingeben.
Entsperren: *18 und danach Ihr Apparatepasswort eingeben.

Weiterleiten, Rückfragen, etc.

Sie können während eines Gesprächs ein zweites Gespräch aufbauen, ohne dabei das erste Gespräch zu beenden. Dies kann z.B. sinnvoll sein, um bei einem Kollegen/einer Kollegin eine Rückfrage einzuholen, dieses Gespräch dann wieder zu beenden und dem ersten Teilnehmer das Ergebnis der Rückfrage mitzuteilen.

Weiterleiten

Sie bekommen einen Anruf, der eigentlich für einen Kollegen bestimmt ist. Sie möchten das Gespräch an ihn übergeben. Dazu wählen Sie zunächst die Rückfrage-Funktionstaste (wird im Display des Telefons angezeigt) und dann die Nummer Ihres Kollegen (alternativ den Namen, mit dem er/sie im Telefonsystem registriert ist), warten, bis er abhebt, kündigen evtl. das kommende Gespräch an, drücken dann die Verbinden-Funktionstaste und legen dann einfach auf. Ihr Kollege hat damit das Gespräch übernommen.

Angenommen, Sie starten die Rückfrage, aber Ihr Kollege ist nicht da. Drücken Sie in diesem Fall bitte nochmal die Rückfragetaste. Dadurch kehren Sie wieder zum ersten Gespräch zurück. Selbstverständlich funktioniert dieses Vorgehen auch, wenn das erste Gespräch von Ihnen initiiert wurde, sie also nicht angerufen wurden.

Rückfragen

Sie erhalten einen Anruf, in dessen Verlauf sich eine Frage stellt, die Sie mit einem Kollegen klären müssen. Dazu wählen Sie einfach die Nummer Ihres Kollegen. Nachdem Ihr Problem geklärt ist, können Sie zum ersten Gespräch zurückkehren, indem Sie die Rückfrage beenden, oder aber Sie warten einfach, bis Ihr zweiter Gesprächspartner auflegt.

Makeln

Als Makeln bezeichnet man das hin- und herschalten zwischen zwei Gesprächspartnern. Führen Sie also - wie in den beiden letzten Abschnitten beschrieben - zwei Gespäche parallel, können Sie mit der Makeln-Taste zwischen diesen beiden Partnern umschalten. Wollen Sie eines der Gespräche beenden, drücken Sie die Rückfragetaste. Daraufhin sind Sie automatisch wieder mit dem anderen Gesprächspartner verbunden.

Dreierkonferenz

Ab und zu kann es sinnvoll sein, mit beiden Gesprächspartnern gleichzeitig zu sprechen. Dazu führen Sie eine sog. Dreierkonferenz: Sie bauen also Ihre beiden Gespräche auf. Dann drücken Sie während des Gesprächs die Tasten *und 3. Daraufhin können sich alle drei Gesprächsteilnehmer miteinander unterhalten.

Es sind auch Konferenzen mit mehr als drei Teilnehmern möglich - siehe Abschnitt Konferenzen mit mehr als drei Teilnehmern.

Rufumleitung

Befinden Sie sich eine bestimmte Zeit nicht an Ihrem Arbeitsplatz, möchten aber, dass ankommende Anrufe dennoch beantwortet werden, so erreichen Sie das durch die sog. Rufumleitungen. Rufumleitungen können direkt am Apparat oder über das Profilmanagement eingestellt werden, allerdings sollten Sie diese Möglichkeiten entweder/oder verwenden. Es gibt verschiedene Formen der Rufumleitung:

Sofortige Rufumleitung, d.h. der angerufene Apparat klingelt gar nicht. Die entsprechende Kennziffer ist *10. Möchten Sie also alle Ihre Anrufe auf die Nebenstelle 5432 umleiten, geben Sie an Ihrem Apparat die Tastenfolge *10 5432 ein.
Rufumleitung bei Besetzt, d.h. Ihre Anrufe werden nur umgeleitet, wenn Sie gerade telefonieren. Das kann z.B. sinnvoll sein, wenn einer Ihrer Kollegen das gleiche Arbeitsgebiet hat und damit den Anruf wahrscheinlich ebenso gut behandeln kann. Die entsprechende Kennziffer ist *11.
Rufumleitung bei Abwesenheit, d.h. der Anruf wird nach viermaligem Klingeln Ihres Apparates auf die eingestellte Nebenstelle umgeleitet. Die entsprechende Kennziffer ist *12.
Rufumleitung bei Besetzt oder Abwesenheit, eine Kombination der beiden vorher beschriebenen Rufumleitungen. Die Kennziffer ist *13.

Alle Rufumleitungen werden mit der Kennziffer *14 wieder gelöscht.

Anrufbeantworter

Die Telefonanlage bietet die Möglichkeit, einen persönlichen digitalen Anrufbeantworter (AB) einzurichten. Bitte sprechen Sie, falls Sie einen Anrufbeantworter nutzen möchten, einen Ansprechpartner an.

Grundsätzlich verwalten Sie Ihren AB über die Rufnummer 1699. Wählen Sie das erste Mal diese Nummer (und ist der AB für Sie freigeschaltet), so führt Sie eine freundliche Damenstimme in ausführlicher Art und Weise durch die Ersteinrichtung Ihres AB. Zunächst fordert die Dame Sie auf, Ihr AB-Passwort einzugeben. Dies entspricht Ihrer vierstelligen Durchwahl, die Sie bitte eintippen (nicht sprechen!). Danach müssen Sie ein neues Passwort vergeben, das Sie jedesmal eingeben müssen, bevor Sie Ihren AB abhören wollen.

Die Funktionen des AB im Einzelnen textuell zu beschreiben würde an dieser Stelle zu weit führen. Diese werden stattdessen über eine grafische Darstellung zur Verfügung gestellt.
Während Sie Nachrichten abhören, gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Ansagen zu beeinflussen:

Taste 1: Zurück
Taste 2: Pause/Neustart
Taste 3: Vorwärts
Taste 4: Langsamer
Taste 5: Absenderinfo
Taste 6: Schneller

Ein-/Ausschalten

Wenn Sie sich durch die Ersteinrichtung des AB haben führen lassen, wollen Sie ihn nun auch Einschalten. Dazu machen Sie einfach eine der oben beschriebenen Rufumleitungen auf die Nummer 1699. Möchten Sie also z.B., dass Ihr AB abhebt, wenn das Telefon vier Mal geklingelt hat, Sie also wahrscheinlich nicht anwesend sind, geben Sie einfach die Tastenfolge *12 1699 ein. Nun wird der AB Sie in Ihrer Abwesenheit vertreten. Möchten Sie den AB abschalten, so löschen Sie die Rufumleitung mittels der Eingabe *14.

Nachrichten Abfragen/Löschen

Da dies wohl die am häufigsten gebrauchte Funktion des AB ist, möchte ich sie hier kurz beschreiben: Sie wählen zunächst die 1699. Daraufhin werden Sie aufgefordert, Ihr Passwort für den AB einzugeben. Um nun die neu eingegangenen Nachrichten abzuhören, drücken sie 11. Nach dem Abhören einer Nachricht geben Sie die 7 ein, um sie zu Löschen. Daraufhin wird Ihnen die folgende Nachricht automatisch vorgespielt. Sind Sie fertig, legen Sie einfach den Hörer auf.

Programmierung von Kurzwahlen

Sie haben bei allen Telefontypen die Möglichkeit, Kurzwahlen auf bestimmte Tasten zu programmieren. Dazu wechseln Sie zur Reiterkarte "persl.", wählen eine frei Taste aus und programmieren sie.

Wahlwiederholung

Sie können die zuletzt gewählte externe Rufnummer jederzeit durch betätigen der Taste Wahlwiederholung (2 nach oben zeigende Dreiecke) nochmals wählen.

Neben der direkten Wahlwiederholung wird durch längeres Drücken der Wahlwiederholungstaste auch eine Liste der letzten 8 gewählten Rufnummern sichtbar.

Rückruf programmieren

Sie kennen sicherlich folgende Situation: Der Kollege, den Sie gerade dringend sprechen müssen, telefoniert schon seit mindestens zehn Minuten, oder ist nicht im Büro. Um in diesen Fällen nicht immer wieder neu probieren zu müssen, können Sie einen sog. Rückruf programmieren: Drücken Sie dazu einfach, während Sie das Frei- oder Besetztzeichen hören, die 2. Nun gibt es zwei Fälle zu unterscheiden:

Es war besetzt: Sobald der entsprechende Gesprächspartner auflegt, klingelt Ihr Telefon, um Ihnen anzuzeigen, dass die Leitung nun frei wäre. Heben Sie nun den Hörer ab, wird Ihr gewünschter Gesprächspartner automatisch angerufen.
Es war frei, aber niemand hebt ab: Ihr Gesprächspartner wird bei der Rückkehr in sein Büro durch ein blinkendes Lämpchen auf Ihren Anruf aufmerksam gemacht und ruft Sie dann - hoffentlich - zurück.

Anruferlisten

Werden Sie während Ihrer Abwesenheit angerufen und haben Sie keinen Anrufbeantworter eingeschaltet, wird die Rufnummer des Anrufers in einer internen oder externen Anrufliste vermerkt. Drücken Sie länger auf die Taste mit dem Briefumschlag und wählen Anrufliste.

Blinkende Lämpchen am Telefon: Nachrichten abrufen

Sie werden durch blinkende Lämpchen an Ihrem Telefon aufgefordert, die Nachrichtentaste zu drücken. Im Display erscheint daraufhin eine Anzeige, wieviele neue Nachrichten des jeweiligen Typs Sie haben.

Durch Auswahl des jeweiligen Nachrichtentyps erhalten Sie eine Anzeige, wann Sie von welcher Rufnummer aus angerufen wurden.

Partnernebenstelle einrichten und nutzen

Unabhängig von den oben beschriebenen Rufumleitungsmöglichkeiten gibt es zusätzlich noch die Definition einer Partnernebenstelle. Der ursprüngliche Sinn war der, dass, wenn zwei Leute mit gleichem Arbeitsgebiet in einem Raum sitzen, sie ihre Apparate gegenseitig als Partnernebenstelle definieren. Schaltet man dann den sog. Überlauf auf die Partnernebenstelle ein, so werden ohne explizite Definition einer Rufumleitung alle Anrufe in Abwesenheit oder bei Besetzt auf die entsprechende Partnernebenstelle weitergeleitet.

Partnernebenstelle festlegen: *17 <4-stelliges Apparatepasswort><Nebenstellennummer>

Überlauf zur Partnernebenstelle anschalten: *15
Überlauf zur Partnernebenstelle abschalten: *16

Sinvoll lässt sich diese Funktion z.B. dadurch nutzen, dass man den Anrufbeantworter (1699) als Partnernebenstelle definiert. So gehen automatisch alle Anrufe bei besetzt oder nach dem vierten Klingeln auf den AB.

Heranholen von Anrufen

Sie haben die Möglichkeit, Anrufe auf andere Nebenstellen zu Ihrem Apparat heranzuholen. Dies mag Sinn machen, wenn das Telefon Ihres Kollegen im Nachbarzimmer klingelt und dieser nicht da ist, Sie aber wissen, dass der Anruf wichtig sein könnte. Mittels:
#7 <Nebenstellennummer>
übernehmen Sie den Anruf von der angegebenen Nebenstelle.

Das interne Telefonbuch

Die meisten Apparate haben eine kleine integrierte Tastatur. Das interne Telefonbuch der Telefonanlage kann mit dieser Tastatur bedient werden. Nehmen wir z.B. an, Sie möchten Herrn Mustermann (ein Kollege innerhalb des Hauses) anrufen, wissen aber seine Rufnummer nicht. Heben Sie den Hörer ab, geben Sie "Muster" über die Tastatur ein, dann drücken Sie die Enter-Taste (↵). Nun sollte - falls es den Teilnehmer Mustermann gibt - im Display der Name, die Rufnummer und die Raumnummer von Herrn Mustermann stehen. Nochmaliges drücken der Enter-Taste wählt die angezeigte Nummer.

Bei längeren Namen ist nicht die vollständige Eingabe des Namens notwendig. Sie müssen lediglich mindestens zwei Zeichen eingeben. Das System schlägt Ihnen dann alle passenden Teilnehmer vor. In dieser Liste navigieren Sie mit den Pfeiltasten. Haben Sie Ihren gewünschten Teilnehmer gefunden, drücken Sie Enter.

Eine - druckbare - vollständige Liste aller Rufnummern finden Sie ständig aktualisiert über den das zentrale Telefonverzeichnis der Universität.

Telefonieren im Mobile-Office

Es steht eine beschränkte Anzahl Lizenzen für ein sog. Desktop-Softphone zur Verfügung. Das ist eine Windows- oder MacOS-Anwendung, die ihr dienstliches Telefon im Büro simuliert. Sie können damit annähernd so arbeiten, wie mit dem "echten" Telefon, es ist aber eben nur mit Maus und Tastatur zu bedienen. Um es nutzen zu können, muss Ihrer Nebenstelle eine entsprechende Lizenz zugeordnet werden. Eine solche Lizenz erhalten Sie über eine entsprechende Nachfrage im Rechenzentrum.

Sie können immer nur entweder das Telefon in Ihrem Büro oder das Softphone nutzen. D.h. der jeweilig gerade aktive Apparat muss abgemeldet werden, um den anderen in Betrieb nehmen zu können. Für die Anmeldung folgen Sie einfach den Ansagen des Telefons. Halten Sie dazu ihr Apparatepasswort bereit.

Zur Nutzung benötigen Sie außerdem ein USB- oder Bluetooth-Headset, da das Freisprechen leider nicht ohne Echo funktioniert. Wer lieber sein Handy-Headset weiterverwenden möchte, kann dazu einen preiswerten "USB-Audio-DAC-Adapter" einsetzen.

Voraussetzung

Das Softphone ist aus Sicherheitsgründen nur in einem VPN zu betreiben, hier im speziellen aussschließlich mit dem von uns empfohlenen Wireguard-VPN. Es hat den Vorteil, dass die Verbindung auch nach WLAN-Abbrüchen immer wieder automatisch aufgebaut wird und das Telefon damit nahezu unterbrechungsfrei betrieben werden kann.

Einrichtung

Hier finden Sie die Installationsprogramme für Windows und macOS sowie die jeweiligen ausführlichen Bedienungsanleitungen. Für die Nutzung auf einem Android-Mobilgerät nutzen Sie die App ALE IP Desktop Sofphone im GooglePlay-Store.

Installieren und starten Sie die Anwendung. Wenn Sie gefragt werden, ob Sie dieses Programm in der Windows-Firewall für öffentliche Netzwerke freigeben wollen, klicken Sie auf "Zugriff zulassen".

Nach dem Start werden Netzwerkeinstellungen erfragt. Unter macOS klicken Sie dazu auf das angezeigte Zahnrad und dann auf die Reiterkarte Network. Als Main TFTP tragen Sie 141.26.32.10 ein. Zudem stellen Sie den Country Code unter der Reiterkarte Advanced auf Germany 49.

Nun werden Sie aufgefordert, eine Taste zu drücken und anschließend Ihre Durchwahl und das zugehörige Apparatepasswort einzugeben. Damit ist Ihr virtuelles Telefon einsatzbereit. Denken Sie aber daran, dass Sie vorher Ihr physisches Telefon im Büro abmelden müssen!

Ein typisches Szenario

Bei täglich wechselndem Arbeitsort ist eine Umstellung auf das Softphone nicht immer ganz schlüssig, denn es wird auch Zeiten geben, in denen das Softphone gerade nicht gestartet ist. Hier daher ein Vorschlag einer Konfiguration, die immer in irgendeiner Form Erreichbarkeit gewährleistet:

Einrichtung des Softphones
Rufumleitung des Anschlusses bei Nichtannahme auf eine private Rufnummer
Einrichtung des Anrufbeantworters als Partnernebenstelle
Anschalten des Überlaufs auf die Partnernebenstelle bei Nichtannahme

So umgehen Sie das Problem eines nicht aktiven Anschlusses (bei abgeschaltetem Softphone) und der damit verbundenen Nicht-Erreichbarkeit.

Verschiedenes

Mehrfrequenzwahlverfahren

Bei Verbindungen zu Homebanking per Telefon oder Call-Centern werden Sie häufig aufgefordert, eine bestimmte Zahl einzugeben. Dieses Verfahren basiert auf dem sog. Mehrfrequenzwahlverfahren (MFV), d.h. Ihr Telefon sendet Töne zu dem Gesprächspartner. Alcatel-Telefone senden standardmäßig keine Töne, so dass Sie bei der Benutzung solcher Menüsteuerungen Schwierigkeiten haben. Sie können jedoch jederzeit das MFV einschalten, indem Sie nach dem Aufbau der Verbindung und bevor Sie die erste Zahl eingeben, zweimal die Taste * drücken.

Telefonmitnahme

Es gibt die Möglichkeit, die gesamte Konfiguration des eigenen Apparates an jedem anderen Apparat zu übernehmen. Das ist z.B. dann sinnvoll, wenn man in einem fremden Büro sitzt, aber Auslandsberechtigung braucht, oder aber eine Taste programmiert hat, an deren Belegung man sich nicht erinnern kann. Angenommen, 1234 ist die eigene Telefonnummer mit dem Apparatecode 5555, man sitzt aber am Apparat 5678. Dann funktioniert die Übernahme wie folgt:

95 1234 5555

Nun ändert sich die Konfiguration des Apparates 5678 entsprechend der des Apparates 1234, bis man den Hörer wieder auflegt.

Sprachbedienerführung

Bei vielen Aktionen, z.B. Rufumleitungen oder Sperren des Telefons, "spricht" Ihr Telefon mit Ihnen. Dahinter steckt eine sogenannte Sprachbedienerführung, die Ihnen bei den jeweiligen Konfigurationsschritten Ihres Telefons hilft.

Ein- und Ausschalten können Sie diese Sprachbedienerführung Ihres Apparates durch Eingabe von *51.