(N)etiquette

Wenn Sie eine Mail an einen der allgemeinen Verteiler schicken, sollten Sie bitte einige Regeln für das Erstellen dieser Information beachten. Ganz allgemein gelten auch hier die Netiquette für das Internet, im Speziellen aber folgende Hinweise:

Wählen Sie den Empfängerkreis sorgfältig aus! Es macht kaum Sinn, sehr fachspezifische Kolloquiums-Ankündigungen an den allgemeinen Mitarbeiter-Verteiler zu schicken. 90% der Empfänger werden Ihre Mail genervt als Spam interpretieren und nur 10% sind für die Information dankbar. Das ist sicherlich kein erwünschter Effekt.

Wenn Sie eine Information per Mail erhalten, die Sie an die Liste weiterleiten möchten, leiten Sie bitte nicht unbesehen einfach weiter, sondern schauen sich den Inhalt kurz an. Sehr häufig sind gerade Verwaltungsmitteilungen schon einige Male weitergeleitet worden, so dass die eigentliche (meist kurze) Nachricht erst weit hinten - und mit etlichen Kommentaren versehen - zu finden ist. Machen Sie sich in diesem Fall bitte die Mühe und extrahieren den wesentlichen Teil der ursprünglichen Nachricht und leiten nur diesen weiter.

Hängen Sie keine Dokumente in proprietären Dateiformaten an! Auch wenn Microsoft-Produkte inzwischen weit verbreitet sind, können Sie sich nicht darauf verlassen, dass jeder der Empfänger Ihren Anhang öffnen kann. Schicken Sie also keine Word-/Excel-/Powerpoint-Dokumente, sondern wandeln Sie diese in das allgemein lesbare (und wesentlich kompaktere) PDF-Format um. Sollten Sie nicht wissen, wie das geht, ist Ihnen Ihr EDV-Betreuer gerne behilflich.

Vermeiden Sie umfangreiche Anhänge! Im Allgemeinen ist es immer sinnvoller, (umfangreiche) Dokumente nicht direkt an die Mail anzuhängen, sondern auf einem Cloudserver im Intranet abzulegen und nur einen Verweis (URL, Internet-Adresse) auf dieses Dokument zu schicken. Denn: Die Größe Ihres Anhangs multipliziert mit der Anzahl der Empfänger ergibt den belegten Platz auf unserem Mailserver!